En este artículo abordamos un problema que toda empresa enfrenta en su proceso de desarrollo: el enfoque en lo que importa, y cómo la tendencia global hacia la tercerización de servicios nos puede ayudar. El objetivo de BIOS durante más de quince años ha sido confrontar retos desde la operación y la estrategia de las empresas, a través de tecnología y procesos que influyen sobre el trabajo de la gente.
La tendencia de la tercerización de los servicios no es nada nuevo, viene de años, viene de otros países con mayor desarrollo empresarial; es por eso que cuando vamos a la oficina existen grupos de personas que llevan a cabo el mantenimiento, la limpieza de los espacios, incluso es la razón por la cual cuando llamo para recibir soporte técnico por una falla en mi equipo de cómputo, la atención a clientes posiblemente se encuentre en la India o en Colombia.
El transporte es otro ejemplo claro en las empresas maquiladoras, la tercerización se ve como una herramienta para ganar productividad. En muchas organizaciones incluso el servicio de reclutamiento, es decir, quien te entrevista no posee un puesto en la empresa a la que estás postulando. Una de las preguntas a contestar para saber si debo o no tercerizar algo es: ¿se trata de una actividad muy repetitiva que no agrega valor a mi cliente final?; donde al ser repetitiva puede ser una necesidad de distintas industrias, lo que hace que el proveedor establezca estándares de calidad más altos de los que pudiera llevar la propia empresa que contrata un back office.
Solo de 2008 a 2018, en diez años la tercerización de servicios ha incrementado un 150%. Muchos empresarios se encuentran atascados en la operación y no encuentran cómo elevar sus ventas, buscar nuevos mercados, posicionar nuevos productos, e invertir en acciones más estratégicas que les permitan una expansión y un futuro más prometedor para su empresa y su personal.
Piensa por un momento en una empresa como si fuese un automóvil: la función principal del coche es transportarte de un lugar a otro; para muchos su coche es también su pasatiempo y hasta su pasión, se enfocan en su mantenimiento, pulirlo, ponerle accesorios, comprarle el mejor aceite, cambiarle el rodado, agregarle lucecitas, un aromatizante… sin embargo, la función de un coche principalmente es el llevarnos de un lugar a otro.
Esto mismo sucede en las empresas. Como crecimos en conjunto con nuestras empresas operándolo casi todo, valoramos mucho la operación, buscamos atender los bomberazos, estar contestándole a clientes, atendiendo reportes de ventas, a la vez que ya nos están tocando la puerta de la oficina para decirnos que el equipo de fulanito ya no sirve o que a cierto cliente no le llega la factura o que vamos atrasados en la entrega de la nómina.
¿CUÁNTOS CLIENTES TE HAN FELICITADO PORQUE LLEVES MUY BIEN TU GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS?
Ninguno, ¿verdad? Esta pregunta es sarcástica; ni tu contabilidad ni la administración le interesan a tus clientes, esos son procesos rigurosos del día a día que se tienen que cumplir pero que no generan ningún valor a los ojos de tus prospectos o antiguos clientes, sin embargo, siguen siendo una satisfacción personal.
La tendencia global para resolver estos retos es dejar en manos expertas esos procesos y enfocarse en el core del negocio. Este fenómeno de “divide y vencerás” no es exclusivo de una industria. Podemos ver que las empresas de desarrollo de software ahora dividen sus equipos en front end y back end, donde el front end es todo lo que ve e interactúa el usuario, su experiencia con la interefaz, colores, etc., mientras el back end es la operación interna de un sistema en sus funciones básicas y primordiales para su operación; ¡hasta los eventos sociales tienen un front y back stage!, y esto surge como una respuesta a enfocar los esfuerzos y los equipos de una manera más inteligente para lograr las metas.
Hoy una opción es implementar un back office, el cual se encarga de actividades y procesos que no tienen que ver directamente con la generación de ingresos, como sí sucede con el front office. No obstante, un rasgo que caracteriza al back office es que sin esta área no existiría un soporte para que el front office funcione como debe y se generen ingresos.
¿CUÁLES SON TODOS LOS PROCESOS QUE PUEDO CONSIDERAR COMO BACK OFFICE?
Existen diferentes áreas de un negocio que pueden ser consideradas como parte del back office, como por ejemplo, la de administración y todo su entorno, partiendo incluso desde la dirección general, gerencias, compras, facturación, inventarios, contabilidad, finanzas, R.R.H.H., procesos de calidad, comunicaciones, tecnologías de la información, mercadotecnia, diseño e imagen, marketing digital, limpieza, mantenimiento, entre otras. Te invito a llenar esta tabla contestando ¿cuántas horas pasas a la semana atendiendo pendientes relacionados con procesos o problemas de…?
- Técnicos de tus equipos
- Contabilidad y fiscal
- Administración de personal
- Recursos Humanos
- Compras
- Reparación y mantenimiento
- Consultoría y capacitación
- Administración de empresas
- Facturación
- Gerencia administrativa
- Gerencia operativa
- Mercadotecnia
- Gerencia y dirección comercial
- Asesoría legal
- Economía
- Finanzas
- Informática
- Ingeniería de procesos
- Calidad
No es poco, ¿cierto? Ahora, ¿cuánto inviertes en generar un presupuesto, en crear una estrategia, en reunirte con posibles socios de negocio e incluso hacer innovación? Estos resultados delatan también qué tan visionaria es una empresa y un líder, y si está en peligro de sucumbir ante su propia operación. En líneas generales se puede decir que el back office es importante para que la empresa funcione de manera adecuada, permitiendo que esta se enfoque en las tareas preponderantes que generan tanto negocio como ingresos. Si hacemos una analogía podríamos decir que es el motor de un negocio. Con las tareas del back office las empresas se vuelven más productivas y se optimizan los recursos disponibles de la misma.
EL TRUCO ESTÁ EN REDUCIR COSTOS
La tercerización de los servicios de back office es una opción en la que muchas empresas piensan hoy en día. Existen diversas razones para ello; para empezar, se encuentra la posibilidad de reducir los costos, y es que al tercerizar se tiene el apoyo de una empresa que cuenta con el personal capacitado y todas las herramientas y la tecnología necesarias para llevar a cabo eficientemente procesos back office.
¿QUÉ BENEFICIOS PUEDO OBTENER AL TENER UN EQUIPO QUE SOPORTE MI BACK OFFICE?
Lo primero es que todo el proyecto de servicios especializados es deducible 100% para efectos de IVA e ISR; puedes tener a tu personal capacitado con sus respectivas prestaciones de ley; reduces los costos operativos y transaccionales; cumples con todas esas complicadas y difíciles obligaciones que cambian cada trimestre o cuatrimestre, por ejemplo, REPSE; mejoras la eficiencia operativa y la eficacia de tu personal; incrementas la satisfacción en la experiencia de los empleados; obtienes mayor rendimiento y enfoque así como un mejor retorno de la inversión (ROI).
¡EN BIOS SÍ!
Pero todo esto no lo obtienes en cualquier lado. En BIOS conocemos muy bien el camino: iniciamos hace más de quince años como pequeño emprendimiento en la industria del software empresarial CONTPAQi, y hoy estamos dentro del top en ventas a nivel nacional, ¡de un total de 6 mil distribuidores! Tenemos un posicionamiento en medios de comunicación más fuerte que ninguno en el mercado, fuimos pioneros en el servicio de REPSE logrando más de 300 folios aprobados; además apoyamos a las empresas en la implementación de la NOM-035.
No lo pienses más, decídete a mejorar la administración en tu empresa. ¡Atrévete a darle beneficios! Hoy en día contamos con 26 colaboradores posicionados en todo el país, y más de 3,500 clientes que respaldan nuestra trayectoria. Tenemos como visión que el software y la consultoría van de la mano para aumentar el valor de tu trabajo y tu empresa; implementamos herramientas como CONTPAQi® y brindamos servicios como el desarrollo de software, back office, soporte en TI, coaching, contabilidad, marketing digital, etc., y realizamos una serie de eventos mensuales que dan valor agregado a nuestros clientes, generamos un exitoso podcast llamado Empresas con Valor® que va orientado a empresarios y emprendedores.
En BIOS somos especialistas en consultoría, asesoría y soporte técnico en software. Trabajamos con cada cliente para desarrollar soluciones especializadas de capacitación, corrección de fallas, y revisión de procesos empresariales. Además te ofrecemos entregarte, entre otras cosas, los recibos de nómina de pago a cada trabajador; declaración y entero de las retenciones de impuestos efectuadas a dichos trabajadores; pago de las cuotas obrero-patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social; emisiones mensuales y bimestrales; comprobante del pago de los impuestos estatales y federales y la opinión de cumplimiento positiva de obligaciones fiscales (SAT, IMSS, Infonavit), que te permitirán tener un proyecto especializado profesional en el marco de la transparencia y legalidad.
No pierdes nada con conocer un poco más sobre este concepto y comenzar a generar grandiosos be- neficios operativos, financieros y fiscales para tu empresa.
Javier Zepeda
Consejero Empresarial y CEO de BIOS
