Ruta crítica

Acaba con la incertidumbre del franquiciatario 

Para asegurar un buen inicio de actividades, disminuir el estrés en las partes y disfrutar al máximo la aventura del nuevo negocio, siempre se debe recordar que la gran solución para (casi) todos los males y preocupaciones está en las rutas críticas de la franquicia. 

La buena administración de los tiempos es una de las actividades más importantes en la gestión de cualquier negocio y, con mayor razón, si su responsable no tiene experiencia en el mismo, lo que comúnmente sucede con los prospectos a franquiciatarios. Ellos desean obtener acompañamiento desde la apertura y, como mínimo, hasta tener un dominio aceptable de su nuevo emprendimiento. 

Antes de que los prospectos a franquiciatarios inviertan su dinero en una marca, el tiempo parece muy lento: pueden sentir frustración pues ya quieren iniciar. Sin embargo, tras cubrir la cuota de franquicia, pareciera que las manecillas horarias de los relojes completan ciclos en sólo algunos minutos, y que las minuteras avanzan a la velocidad de los segundos. Las dudas de los ahora franquiciatarios sobre rentabilidad dan paso a preguntas como ¿cuándo arrancamos? O bien, ¿cuándo empezamos adquisiciones de equipos y contratación de personal? 

EL ARTE DEL TIMING 

Lo importante no es establecer fechas sólo por salir del paso. Hay que determinar el momento ideal. La apertura de un negocio suele generar tensión emocional y física. Si a eso le sumamos algún mal cálculo, el panorama se complica. Y pocas cosas son más difíciles que tener un mal arranque con un franqui-ciatario y además un franquiciante estresado. 

¿Qué debemos hacer para reducir la tensión? Tomar como guía las rutas críticas establecidas por la marca de la franquicia que se acaba de adquirir. Darán la mejor aproximación de cumplimiento a los pronósticos. Imaginemos que la marca cuenta con más de 10 unidades instaladas. ¿Cuánta experiencia ha acumulado? ¿Y si tuviera 20, 30 o más? 

RUTAS CRÍTICAS 

El primer paso es definir los elementos básicos para trabajar y concluir lo propuesto en tiempo y forma: 

• Quién. Se debe establecer a los responsables de llevar a cabo cada tarea. 
• Cuándo. Se debe precisar los momentos para iniciar y terminar cada tarea. 
• Cómo. Se debe explicar la manera en que se llevará a cabo cada tarea. 
• Dónde. Especificar en qué ubicación se llevará a cabo la tarea. Por ejemplo, si se inicia una capacitación de preapertura, ¿se realizará en nuestra ciudad? 
• Cuánto costará. Para algunas metas es relevante indicar costos. 

Una de las claves de éxito de las franquicias es cumplir metas puntuales antes y durante su operación. Por eso, se describen en rutas críticas. Aquí mostraré las cuatro más importantes: 

I.- Ruta crítica de comercialización 

Para uso exclusivo de los franquiciantes y su staff, inicia desde el momento en que se decide franquiciar la marca y hasta que se tiene un prospecto enfrente. Este momento será el “primer contacto” y le corresponderá el primer “día cero”. 

Por cierto, ¿cuántos “días cero” puede tener un franquiciante a lo largo de su vida? R: Tantos como prospectos tenga. Un prospecto se entiende aquí como alguien que dedicó el tiempo suficiente para explorar la marca y mostró algún interés por reunirse con el staff franquiciante, y no solamente alguien que pasó a visitar un stand en una feria de franquicias. 

Nota: en el entendido que esta edición de Apuesta Franquicias no es un manual para franquiciar y sí una publicación que ayude a futuros franquiciatarios a conocer más sobre este apasionante modelo de negocios, hasta aquí dejaré la descripción de esta Ruta de la comercialización. 

II.- Ruta Crítica de la COF (Circular oferta de franquicia o de precontrato) 

Inicia a la firma de la Carta de Intención y entrega de la COF. Termina justo el día de la firma del contrato de la franquicia (típicamente puede durar un promedio de 35 a 60 días naturales en la mayoría de los casos). 

Estos son algunos de los momentos más relevantes (enunciativamente) a lo largo de este tramo del proceso:

• Entrega de Carta de intención y confidencialidad del prospecto al franquiciante. 
• Pago de anticipo sobre la Cuota de franquicia. A través del pago de esta cantidad, el franquiciatario legitima su interés en la marca. 
• Entrega de la Circular oferta de franquicia, también conocida como Documento de divulgación. 
• Entrega de un borrador de Contrato de franquicia para el futuro franquiciatario. Se sugiere revisar a fondo, idealmente con un abogado mercantil. 
• Este tramo concluye a la firma del Contrato de franquicia. Tras esto, es conveniente “resetear” la línea de tiempo y establecer aquí el segundo “día cero”.

III.- Ruta crítica de preapertura

Es el tramo más exigente para franquiciatarios y franquiciantes. Sin ser la más larga (lugar ocupado por la Ruta de operaciones), implica el mayor número de actividades y la mayor cantidad de desembolsos, por lo que puede ser estresante. Comienza a la firma del Contrato de franquicia y termina justo al inicio de operaciones de la nueva franquicia. En ese instante y, por última vez, “resetearemos” el cronograma para establecer nuestro tercer “día cero”. Esta Ruta dura el tiempo que tome la instalación de la nueva unidad franquiciada. Puede variar, por lo que es normal establecer una fecha límite y penalizaciones en el Contrato de franquicia. Algunos de sus acontecimientos más relevantes (enunciativamente) son los siguientes: 

• Firma del Contrato de franquicia 
• Discovery Days: sesiones posteriores a la firma del Contrato en que el nuevo franquiciatario tiene oportunidad de conocer al staff franquiciante. La idea es despejar dudas. Por ejemplo: 

1. Para cuándo se estima la apertura de su unidad. 
2. Cuándo y dónde se buscará a su personal y qué tanto se involucrará la Franquicia. 
3. Cuándo iniciará la búsqueda de ubicación y qué tanto se involucrará la Franquicia. 
4. Cuándo encomendará sus equipos, mobiliario, herramientas, ropa de trabajo, etcétera. 

• Constituir la nueva empresa, abrir la cuenta de cheques, tramitar el alta fiscal, etcétera. 
• Establecer cuentas de correo electrónico. 
• Recibir Manuales de franquicia, incluye Programa de capacitación y Plan de negocios. 
• Selección de ubicación o local comercial que cumpla con las condiciones de la franquicia y con las de las autoridades correspondientes. 
• Adecuar el local; encomendar equipos requeridos; contratar servicios municipales y de comunicación. 
• Selección de personal, contratación, capacitación; alta patronal ante el Seguro Social, etcétera. 
• Capacitación de preapertura. Aquí, franquiciatario y franquiciante realizan procesos dentro de un ambiente controlado: ofrecen sus servicios y productos a amistades y clientes dispuestos a tolerar fallas e imprecisiones de los ofertantes. 
• Inicio de operaciones. El gran día llegó. Una nueva franquicia ha nacido. 

Para franquiciantes y franquiciatarios, aun después de todo el trabajo realizado hasta este punto, las cosas apenas comienzan aquí, junto con la cuarta Ruta crítica de operaciones, que recomendamos acotar a los dos primeros años de vida de la empresa.

IV.- Ruta Crítica de operaciones (también denominada “Ruta de los primeros dos años”)

Esta línea de procesos o Ruta iniciará cuando se abran las puertas de la franquicia (día cero) y concluirá 730 días después. Para control administrativo, se sugiere que cualquier erogación tras la apertura sea ya gasto o costo de operación, mientras que cualquier salida anterior a este día sea contemplada como parte de los gastos iniciales. Esto ayudará a saber cuál fue la inversión real y cuándo la recuperarás. Además de las operaciones diarias y las actividades propias del negocio, estos son algunos de los eventos más relevantes en este tramo del proceso: 

• Un calendario de obligaciones fiscales ayudará a percibirlas como menor carga administrativa. 
• Es útil incluir los reaseguramientos particulares contratados a sugerencia del franquiciante. 
• Participar en todas aquellas capacitaciones que ofrezca la Franquicia. 
• Aprovechar al máximo las visitas de operaciones del franquiciante. No son supervisiones: sólo cuidan sus estándares y buscan ayudar a mejorar la marca. 
• Si la Franquicia las acostumbra, es útil participar en juntas de Marketing, convenciones o seminarios. 
• Celebrar una reunión de Planeación Estratégica en la que se revisen los últimos 365 días (desde el día de firma del Contrato de Franquicia) y el rumbo que seguirán a lo largo de los siguientes 365 días.

Las Rutas críticas suelen presentarse como listado vertical, pero funcionan como un diagrama de Gantt (horizontales por naturaleza): para que una Ruta entre en vigor, la anterior debió ser atendida; si la que le precede tiene retrasos (por lo que sea), afectará a las siguientes. Y, si una se adelanta, no necesariamente el proyecto gana tiempo o terminará antes.

Si la Franquicia no cuenta con Rutas críticas, hay que motivarlos para crearlas y ajustarlas conforme todos los actores consigan nuevas experiencias. 

JAIME CASTILLO ZETINA 

Director General de Inciatus 

Aunque es egresado del mundo de la aeronáutica, desde 1991 trabaja en el sector franquicias. Ha sido COO de JC Taller, SpeeDee, creador de Grúas Gorilas, socio fundador de Inciatus (consultoría en franquicias) y, desde 2019, lidera Fix Auto. Egresado del PROCEF, fue vicepresidente nacional de la Asociación Mexicana de Franquicias (2014-2015).