Importantes herramientas para tu franquicia
Los manuales de operaciones son básicos si estás pensando en adquirir una franquicia. A continuación, te hablaremos de su uso y su importancia. Si eres franquiciatario o te interesa serlo, asegúrate de que la marca de tu interés cuente con ellos. Si eres franquiciante y no cuentas, al menos, con uno, es hora de poner manos a la obra para resolverlo.
Las franquicias hoy tienen un gran peso en el mundo de los negocios, y esto es debido al “éxito garantizado” que suelen tener. Ahora bien, en muchos casos, este modelo es tan redituable debido a que, en el fondo, se trata de replicar lo que funcionó bien en un primer momento. Es por eso que contar con un conjunto de manuales en donde se expliquen los pasos a seguir es ideal para lograr los objetivos planeados. Así, la existencia de estas herramientas es la base para transmitir los conocimientos ya probados que logran el resultado deseado, homogéneo y estandarizado que le es propio a las buenas franquicias.
Pero vayamos por partes. Para comenzar, debemos resolver las preguntas básicas. ¿Qué es un manual? ¿Por qué emplearlos? ¿Qué tipos de manuales se consideran básicos para cualquier franquicia? ¿Cuáles son los requisitos fundamentales para un manual exitoso?
EL ABC DE LOS MANUALES
Un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa. De esta manera, pierde su carácter nebuloso y abstracto para convertirse en una serie de normas definidas.
¿Por qué emplearlos? Por un lado, debido a que es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas. Por otro, porque sirve para aclarar funciones y responsabilidades, definir procedimientos, fijar políticas, proporcionar soluciones rápidas a los malentendidos y mostrar el modo en que puede contribuir el personal en el logro de los objetivos organizacionales, así como sus relaciones con otros empleados.
Los manuales administrativos liberan a los administradores o gerentes de tener que repetir explicaciones o instrucciones similares. La uniformidad, la accesibilidad y la reflexión están entre sus ventajas.
LOS PRINCIPALES
Las guías más importantes con las que debería operar una franquicia son las siguientes:
1. Manual de inducción: es aquél que está enfocado en el franquiciatario. Aquí se le detallan y describen los aspectos operativos y sus responsabilidades con sus obligaciones, tales como el pago de regalías, fondos de promoción y publicidad, así como cualquier otra contraprestación aplicable.
2. El manual de negocio: en este documento se describe en quéconsiste el negocio y cuáles son las claves de éxito. Se trata de explicar claramente cómo opera y funciona el negocio.
3. El manual de administración: este volumen explica y desarrolla los temas centrados en cómo se administra la franquicia. Incluye temas relacionados con el personal, los calendarios, la contabilidad del negocio asícomo su gestión fiscal.
4. Manual de operaciones: contiene un capítulo de inducción dirigido a los colaboradores de la franquicia e incluye, además, las actividades puntuales de cada puesto en el desarrollo de los procesos operativos principales de la unidad.
5. Manual de apertura: contiene la descripción detallada de las actividades y procedimientos que debe realizar el franquiciatario para la apertura de su unidad franquiciada, destacando el cronograma o ruta de actividades, entre otros temas.
6. Manual de imagen corporativa: contiene la descripción detallada sobre los lineamientos respecto a la imagen de la franquicia, principalmente sobre el uso correcto del logotipo y diseños, así como las características para la fachada y el local.
Estos son los manuales básicos pero está claro que cada una de estas categorías está conformada por muchos más. Por ejemplo, los hay para cada puesto o, incluso, puede haber guías de imagen para diferentes acontecimientos o productos. Es decir, los manuales mencionados anteriormente son herramientas generales que pueden estar compuestos por muchos otros documentos más específicos. Y no olvidemos que hay franquicias de todo tipo de negocio o rubro y, por lo tanto, cada giro tiene manuales especializados que cubren las necesidades de su empresa.
REQUISITOS BÁSICOS PARA SU ÉXITO
- Deben estar escritos de manera sencilla y clara para el nivel de los usuarios del manual que se trate.
- Deben utilizar ayudas visuales (organigramas, diagramas de flujo, esquemas).
- Se debe controlar ESTRICTAMENTE su distribución.
- Es recomendable conservarlos siempre actualizados a través de revisiones periódicas que involucren a los interesados
- Es útil resaltar los cambios y las revisiones.
- Se debe llevar un control de cada manual (para asegurar que se están haciendo bien las cosas).
EN CONCLUSIÓN
En el mundo de las franquicias los manuales son una herramienta clave para el control, la estandarización de procesos, la manera de operar y el modo de administrar el negocio.
Los manuales son caros de generar y más para una franquicia a nivel global como nosotros, en Fix Auto, ya que se tiene que contar con los ejemplares en diferentes idiomas. Se deben “tropicalizar” para cada país y, a veces, incluso generar algunos nuevos dependiendo de las leyes de cada uno de los territorios en los que se tiene presencia. No obstante, estamos convencidos de que tanto su creación como su uso correcto puede dar una ventaja enorme a cualquier negocio que los implemente, frente a aquéllos que no lo hacen.
MANFRED BRANDES
CEO de Fix Auto México
Con casi 30 años de experiencia en el campo de las reparaciones de hojalatería y pintura, este empresario y visionario introdujo al país la pintura de dos componentes automovilísticos, y siempre ha estado preocupado por mejorar el desarrollo de su negocio a través de la rentabilidad, la calidad de sus equipos y la mano de obra de esta industria.
